Kodeks postępowania ZPAS S.A. dla partnerów handlowych będących jej dostawcami
I. Wprowadzenie
ZPAS S.A. z siedzibą w Przygórzu dokłada wszelkich starań, aby zarządzać i rozwijać swoją działalność w sposób odpowiedzialny i zrównoważony w obrębie całego łańcucha dostaw. W swoich działaniach zakupowych ZPAS S.A. zwraca uwagę na aspekty społeczne i ekologiczne, takie jak, prawa człowieka, warunki pracy, zapobieganie korupcji, ochrona środowiska, a także na kryteria ekonomiczne i techniczne związane z tymi procesami zakupowymi. ZPAS S.A. zobowiązuje się do ekologicznie i społecznie odpowiedzialnego zarządzania biznesem. Tego samego oczekujemy od naszych partnerów handlowych. Dlatego innowacyjność i zasady zrównoważonego rozwoju – oprócz kosztów, jakości i rzetelności – są kluczowymi kryteriami dla ZPAS S.A. przy wyborze i ocenie Dostawców.
Niniejszy „Kodeks postępowania Dostawców” (dalej zwany „Kodeksem”) określa wymagania dla wszystkich Dostawców ZPAS S.A. Dostawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad i wymogów tego Kodeksu oraz do zachęcania swoich Dostawców i/lub podwykonawców do przestrzegania norm i uregulowań określonych w niniejszym Kodeksie.
Oprócz ogólnie obowiązujących przepisów prawa, niniejszy Kodeks zawiera minimalne standardy dla naszych Dostawców i stanowi integralną część wszystkich umów pomiędzy Dostawcami a ZPAS S.A. W przypadku jakichkolwiek różnic między wymogami określonymi w przepisach prawa a niniejszym Kodeksem lub między własnym kodeksem postępowania Dostawcy a niniejszym Kodeksem, Dostawca powinien przestrzegać bardziej rygorystycznych postanowień.
Niniejszy Kodeks stanowi wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 kodeksu cywilnego oraz integralną część umów zawieranych przez ZPAS S.A. z Dostawcami. Oprócz niniejszego Kodeksu, do zamówień mogą mieć zastosowanie dodatkowe regulacje lub warunki umów. Kodeks opiera się na przepisach i regulacjach obowiązujących w Polsce, a także na międzynarodowych konwencjach, takich jak, Powszechna Deklaracja Praw Człowieka ONZ, Wytyczne dotyczące praw dzieci i postępowania w biznesie, Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka, Międzynarodowe Standardy Pracy Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz United Nations Global Compact.
Na podstawie Kodeksu, ZPAS S.A. zmierza do realizowania należytej staranności w swoim łańcuchu dostaw.
II. Definicje
„Dostawca” to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoba prawna, która dostarcza towary i/lub usługi na rzecz ZPAS S.A. lub dostarcza towary i/lub usługi w imieniu ZPAS S.A.
Termin „reprezentant ZPAS S.A.” obejmuje wszystkich ujętych w umowach reprezentantów ZPAS S.A. wymienionych w KRS pod nr 0000083974.
III. Zgodność z prawem oraz należyta staranność
Dostawca zobowiązuje się do prowadzenia działalności zgodnie z przepisami prawa. Jest to podstawowa zasada odpowiedzialnego postępowania. Dostawca przestrzega obowiązujących wymogów i zobowiązań prawnych które wynikają również z kontraktu zawartego ze ZPAS S.A.
IV. W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:
1. Przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów mających zastosowanie w odniesieniu do danego stosunku umownego.
2. Wykazania, poprzez odpowiednie systemy zarządzania, polityki i wytyczne, skuteczne zarządzanie ryzykiem, szkolenie i alokację odpowiednich zasobów, że jest zobowiązany do przestrzegania i przestrzega zasad niniejszego Kodeksu lub swoich własnych, równoważnych kodeksów postępowania, a także wszystkich innych obowiązujących przepisów prawa i regulacji. Podjęte środki powinny być adekwatne do zakresu i charakteru działalności biznesowej Dostawcy.
3. Współpracy i zapewnienia ZPAS S.A. wsparcia w zakresie, w jakim ZPAS S.A. zamierza wdrażać środki należytej staranności przewidziane w ustawodawstwie polskim.
4. Zapewnienia swoim pracownikom i partnerom biznesowym, a także innym interesariuszom, dostępu do mechanizmów składania skarg w celu zgłaszania informacji dotyczących potencjalnego niewłaściwego postępowania w związku z wymogami niniejszego Kodeksu. Dostawca musi również dysponować procedurami umożliwiającymi rozpatrzenie tych skarg.
5. Wykazania, w razie wątpliwości, że spełnia odpowiednie standardy niniejszego Kodeksu.
V. Odpowiedzialność i uczciwość w prowadzeniu działalności gospodarczej
W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:
1. Zabezpieczania przed wystąpieniem konfliktu interesów podczas podejmowania decyzji biznesowych. Dostawca nie może tolerować korupcji w jakiejkolwiek formie, oferować, przyjmować ani organizować łapówek lub korzyści niepieniężnych w celu doprowadzenia do zawarcia kontraktu lub osiągnięcia innych profitów w relacjach handlowych.
2. Unikania nieodpowiednich rozmów handlowych, które mogłyby w niewłaściwy sposób wpłynąć na wynik decyzji biznesowych.
3. Niepokrywania kosztów podróży lub zakwaterowania przedstawicieli ZPAS S.A. o ile nie wynika to z zawartych między stronami umowy. Prezenty są dozwolone wyłącznie w rozsądnych, niewielkich kwotach. Stosowny i adekwatny catering w związku z wydarzeniami handlowymi jest dozwolony.
4. Unikania konfliktów interesów Dostawcy i jego pracowników, przy jednoczesnym uwzględnieniu uzasadnionego interesu handlowego. Takie potencjalne konflikty interesów należy zgłaszać do ZPAS S.A.
5. Nieuczestniczenia w procederze prania pieniędzy ani finansowania działalności terrorystycznej lub przestępczej oraz przestrzegania obowiązujących programów sankcyjnych. Wymaga to zachowania należytej staranności przy wyborze partnera handlowego.
6. Działania uczciwego i zgodnego ze wszystkimi obowiązującymi przepisami antymonopolowymi i dotyczącymi ochrony konkurencji, nie zgadzając się na porozumienia dotyczące cen, ilości lub udziału w rynku lub podział klientów, ani nie dzieląc się wrażliwymi informacjami dotyczącymi konkurencji.
7. Przestrzegania odpowiednich regulacji o ochronie danych osobowych i przepisów powiązanych.
8. Ochrony powierzonych, poufnych i wrażliwych informacji z zachowaniem należytej staranności oraz zapewnienia bezpiecznego elektronicznego przetwarzania danych - wszelkie zagrożenia związane z IT muszą być identyfikowane i usuwane, a kontrole muszą być przeprowadzane regularnie.
9. Przestrzegania wszystkich obowiązujących zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktów, a także wymogów jakości i należytej staranności w odniesieniu do wszystkich dostarczanych towarów..
VI. Zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy
W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:
1. Przestrzegania wszystkich wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujących Dostawcę na mocy prawa oraz zapewniania bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy dla pracowników oraz dla osób odwiedzających Dostawcę.
2. Wyznaczania osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo i higienę pracy w organizacji Dostawcy.
3. Podejmowania niezbędnych kroków - w tym odpowiedniego monitorowania, procedur, inspekcji pracy, planów awaryjnych i zapewnienia sprzętu bezpieczeństwa - w celu zapobiegania zagrożeniom i wypadkom w miejscu pracy.
4. Monitorowania i rejestrowania wydarzeń i zagrożeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP), a także zgłaszania i badania wszystkich incydentów związanych z BHP.
5. Zapewnienia, aby personel przeszedł odpowiednie szkolenie BHP, dokładania wszelkich starań w celu podnoszenia świadomości bezpieczeństwa i higieny pracy wśród swoich pracowników i podwykonawców oraz zapewnienia kultury bezpieczeństwa poprzez przejrzystą komunikację.
VII. Prawa człowieka i prawa pracownicze
W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:
1. Respektowania międzynarodowych regulacji dotyczących praw człowieka i dokładania należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka, eliminowania negatywnego wpływu na te prawa i zaradzania jego skutkom w stosownych przypadkach.
2. Zapewniania równych szans wszystkim pracownikom i niedyskryminowania nikogo ze względu na pochodzenie etniczne, płeć, niepełnosprawność, orientację seksualną, przekonania religijne lub polityczne ani inne podobne cechy. Dotyczy to zarówno interakcji wewnątrz firmy, jak i z partnerami handlowymi. ZPAS S.A. oczekuje, że Dostawca będzie promował zasady równych szans i zapobiegał dyskryminacji w przypadku rekrutacji, awansów, szkoleń lub innych działań edukacyjnych. W szczególności, określenie dyskryminacji odnosi się do otrzymywania różnej wysokości wynagrodzenia za taką samą pracę.
3. Nietolerowania przemocy fizycznej, psychicznej, słownej ani seksualnego molestowania oraz nadużyć wobec pracowników.
4. Przestrzegania zakazu pracy dzieci, w szczególności zakazu zatrudniania dzieci poniżej wieku, w którym kończy się obowiązek szkolny zgodnie z prawem obowiązującym w miejscu zatrudnienia, ponadto niezatrudniania pracowników poniżej 15 roku życia (zgodnie z Konwencją Międzynarodowej Organizacji Pracy nr 138 dotyczącą pracy dzieci).
5. Upewniania się, że zatrudnienie młodych ludzi powyżej minimalnego wieku, ale poniżej 18 roku życia, nie zagraża ich edukacji, zdrowiu, bezpieczeństwu lub moralności.
6. Przestrzegania zakazu zatrudniania osób do pracy przymusowej, wszelkich form niewolnictwa, praktyk podobnych do niewolnictwa, zniewolenia lub ucisku w miejscu pracy, w tym zatrzymywania paszportów lub innych dokumentów pracownikom.
7. Przestrzegania etycznych zasad rekrutacji i dopilnowania, aby każda agencja rekrutacyjna działająca w imieniu Dostawcy postępowała tak samo. Pracownicy muszą otrzymać pisemnie umowy o pracę i nie mogą być pobierane żadne opłaty rekrutacyjne.
8. Szanowania prawa pracowników do zrzeszania się, tworzenia i wstępowania (lub nie wstępowania) do związków zawodowych oraz prowadzenia negocjacji zbiorowych.
9. Płacenia pracownikom co najmniej ustawowej płacy minimalnej i uznawania ich prawa do odpowiedniego wynagrodzenia. Nadgodziny muszą być wynagradzane według stawki dodatkowej lub zgodnie z przepisami krajowymi. Wynagrodzenie i nadgodziny muszą być wypłacane regularnie i bezpośrednio pracownikom.
10. Ustalania rozsądnych godzin pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i układami zbiorowymi. Praca w godzinach nadliczbowych musi być dobrowolna, chyba że układy zbiorowe lub podobne umowy dopuszczają wyjątki.
11. Zapewnienia wszystkim pracownikom co najmniej 24 kolejnych godzin odpoczynku w każdym siedmiodniowym okresie, chyba że przepisy krajowe wiążące poszczególnych Dostawców przewidują korzystniejsze warunki w tym zakresie.
12. Przestrzegania zakazu zatrudniania prywatnych lub publicznych firm ochroniarskich, jeśli z powodu braku kontroli nad tą firmą, lub braku odpowiednich regulacji: nie przestrzegają one zakazu tortur, doszło w wyniku ich działań do uszkodzenia ciała lub utraty życia lub gdy ograniczają one swobodę zrzeszania lub stowarzyszania.
VIII. Ochrona środowiska
W szczególności w zakresie ochrony środowiska Dostawca zobowiązany jest do:
1. Przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących ochrony środowiska. Dostawca zapewnia, że wszystkie pozwolenia środowiskowe zostały uzyskane i są aktualne oraz wszelkie wymogi w tym zakresie są przestrzegane przez jego firmę.
2. Efektywnego wykorzystywania zasobów i zapewnienia odpowiedniego monitoringu działalności w celu zminimalizowania negatywnego wpływu na środowisko. W zależności od branży, regularne monitorowanie działalności musi być przeprowadzane w odniesieniu do emisji szkodliwych substancji, zużycia energii, wody i surowców, powstających ścieków i zanieczyszczeń, a także przechowywania i postępowania z chemikaliami, materiałami niebezpiecznymi i odpadami.
3. Aktywnego monitorowania emisji gazów cieplarnianych powstałych w wyniku działalności Dostawcy, przestrzegania wszelkich obowiązków sprawozdawczych związanych z emisją, dążenia do ograniczania tej emisji.
4. Dążenia do promowania i doskonalenia gospodarki o obiegu zamkniętym w swoich modelach biznesowych, projektowaniu produktów i działaniach operacyjnych.
5. Identyfikowania wpływu swojej działalności na bioróżnorodność i w razie potrzeby podejmowania działania w celu jej ochrony.
6. Proaktywnego zapobiegania incydentom szkodzącym środowisku i zapewniania możliwości podjęcia odpowiednich działań zapobiegawczych i naprawczych w celu odpowiedniego reagowania na takie incydenty.
7. Systematycznego monitorowania i przekazywania zainteresowanym stronom, w tym ZPAS S.A., informacji o przestępstwach przeciw ochronie środowiska i skargach z tym związanych, jeśli może to mieć wpływ na te strony.
8. Dostarczania - w odpowiednim zakresie - danych dotyczących efektywności środowiskowej jako podstawy do ocen oddziaływania na środowisko, ocen cyklu życia produktów i/lub deklaracji i etykiet produktów, na żądanie ZPAS S.A.
IX. Audyt i zabezpieczenia umowy
Dostawca umożliwi ZPAS S.A. weryfikację i ocenę zgodności z wymogami niniejszego Kodeksu w drodze dialogu, ujawnienia informacji jeśli ZPAS S.A. uzna to za konieczne, bezpośredniej wizyty kontrolnej. Taka weryfikacja będzie uwzględniać interes Dostawcy do prowadzenia możliwie niezakłóconej działalności i będzie zgodna z prawnymi i umownymi zobowiązaniami Dostawcy.
Jeżeli ZPAS S.A. ustali, że Dostawca nie przestrzega niniejszego Kodeksu, ZPAS S.A. wskaże, które kwestie należy naprawić lub poprawić. Następnie Dostawca niezwłocznie podejmie działania naprawcze i przedstawi odpowiednie dowody na dokonanie odpowiednich działań naprawczych i/lub ulepszeń. ZPAS S.A. zastrzega sobie prawo do anulowania niezrealizowanych zamówień (odstąpienia od umowy) – za oświadczeniem złożonym w odpowiednim terminie od zidentyfikowania naruszenia, zawieszenia przyszłych zamówień i/lub zakończenia relacji biznesowych z Dostawcą, jeżeli ZPAS S.A. zidentyfikuje naruszenie niniejszego Kodeksu lub Dostawca odmówi lub nie będzie w stanie podjąć działań naprawczych wymaganych przez ZPAS S.A. Powyższe ma zastosowanie niezależnie od wszelkich umów pomiędzy ZPAS S.A. a Dostawcą, których integralną część stanowi niniejszy Kodeks, w zakresie zwyczajnych i nadzwyczajnych zasad rozwiązywania umów i nie będzie generować jakichkolwiek roszczeń Dostawcy przeciwko ZPAS S.A.
Przygórze, 10 lutego 2025